Dans le but de se développer, une entreprise doit recruter les personnes compétentes pour assurer une fonction bien définie. Toutefois, avant de procéder au recrutement, et même avant de rechercher les candidats, il faut bien définir le besoin en établissant une fiche de poste.

Qu’est-ce qu’une fiche de poste ?

C’est un document important dans la vie du collaborateur d’une entreprise, que ce soit au moment du recrutement ou dans l’exercice de sa fonction. Au sein d’une entreprise, elle est avant tout un moyen de communication, permettant de clarifier la fonction de chaque collaborateur. Ce document RH reprend l’ensemble des tâches et activités du collaborateur pour un poste donné. Il formalise les compétences attenantes pour chaque emploi, permettant au salarié de connaître ses futures missions. Pour les managers, une fiche de poste permet de s’assurer que les missions sont bien répertoriées et bien effectuées, et sert notamment de support pendant les entretiens annuels. Elle est à différencier de la fiche de fonction, qui est, quant à elle, une fiche qui sert à définir les grandes missions d’un métier.

Utilités de la fiche de poste

Ce document est indispensable, surtout pour un recruteur. En effet, si vous êtes un pilier de l’organisation et de la gestion des RH d’une entreprise, cette fiche vous est d’une grande utilité notamment sur les points suivants :

• La formalisation des compétences requises et des missions pendant la création de postes.
• L’organisation de la structure de l’entreprise. Une connaissance de chaque poste permet d’optimiser l’organisation dans la société ; surtout lors d’un projet d’optimisation de processus et d’organisation de travail.
• La réalisation d’un « benchmark des organisations » avec les entreprises performantes.
• La construction d’un référentiel de compétences qui est un plan de formation pour le développement de certaines compétences. La fiche de poste permet de décider quelles compétences sont à développer.
• La définition du profil des candidats pour le recrutement. Ainsi, lorsqu’un poste de travail est vacant, il est possible de dresser rapidement le portrait du candidat idéal pour le recruter en interne ou en externe.
• La gestion des carrières et des parcours professionnels
• La gestion de la politique de rémunération selon les caractéristiques de chaque emploi et la politique Ressources Humaines.
• Un support de discussion pendant un entretien professionnel

Comment rédiger une fiche de poste ?

Quand le besoin de recrutement existe, la fiche de poste doit être rédigée. Bien que sa rédaction doive être la première étape du processus,  des entreprises minimisent parfois son importance. Afin d’obtenir un document efficace, il faut être attentif dans le fond et aussi dans la forme. La réalisation de cette fiche se déroule en trois temps :

• La collecte d’informations. Il est important d’obtenir les informations concernant les activités, les tâches et les missions que le futur salarié doit effectuer, avec le responsable du service ou son N+1.
• La rédaction qui nécessite l’utilisation des verbes d’action pour décrire les tâches et les compétences requises pour le travail. Il faut rester objectif, tout en prenant en compte les informations collectées pendant l’analyse. Il faut également trouver l’équilibre entre simplicité et exhaustivité. Les phrases compliquées sont à éviter pour que chaque personne concernée comprenne rapidement les différentes informations répertoriées.
• La validation de la fiche par le responsable hiérarchique. Ce dernier peut apporter des modifications concernant certains détails. Si durant le processus de recrutement, il est difficile de trouver un candidat, des modifications peuvent être apportées à la fiche de poste. Cette opération consiste à revoir les missions et compétences qui peuvent devenir facultatives. Cette fiche peut aussi être modifiée quand le salarié est intégré dans l’entreprise, notamment quand il prend de nouvelles responsabilités.

La fiche de poste varie en fonction du rédacteur ou de l’entreprise, mais en général, quelques mentions doivent y figurer comme l’intitulé du poste, le service et le département rattaché, les liaisons hiérarchiques et fonctionnelles, les missions et les compétences requises.

Pour conclure, une fiche de poste est un document important dans l’organisation d’une entreprise. Si vous êtes dirigeant, directeur de département ou directeur des ressources humaines, cette fiche vous est vraiment utile, surtout si vous voulez recruter de nouveaux talents qui seront  acteurs du développement de votre société.